¿NECESITO SOLICITAR COPIA DE UN DOCUMENTO IDENTIFICATIVO PARA PODER TRAMITAR UN DERECHO SOBRE PROTECCIÓN DE DATOS?

Cada vez, más personas conocen y ejercen sus derechos en materia de protección de datos. El ejercicio de estos -acceso, rectificación, oposición, etc. – supone tener en cuenta una serie de consideraciones en lo referente a la tramitación de los mismos. Hoy, vamos a hablar de la parte inicial del proceso del ejercicio de derechos, concretamente, el momento en que debemos identificar al usuario.

¿Cuándo debo identificar a la persona que ejerce el derecho?

Esta es una de las preguntas que nos debemos hacer a la hora de tramitar un derecho en materia de protección de datos. Y debemos distinguir dos casos diferenciados:

No requiere de Identificación

En este supuesto, cuando el tratamiento de datos no necesita de identificación de la persona, o ya no lo precisa, no podremos solicitar datos adicionales para identificarle con el fin de cumplir con la normativa.

Únicamente podríamos solicitarle datos adicionales, cuando podamos acreditar que tenemos dudas sobre la persona que está ejercitando el derecho. Siempre debemos tener presente, que al ser derechos personalísimos , debemos saber que, quien lo ejercita, es quien debe ser.

Requiere de Identificación

En este caso, la normativa nos habilita a solicitar cierta información que nos permita acreditar la identidad de la persona. No obstante, pueden plantearse algunas cuestiones al respecto:

¿Necesitamos solicitar una copia de un documento identificativo -como el DNI o el pasaporte- para poder dar curso a la solicitud que nos planteen?

Con anterioridad a la entrada en vigor del Reglamento, cuando se ejercitaba un derecho sobre protección de datos, debía adjuntarse al nombre y apellidos del interesado, una fotocopia del DNI o documento análogo que identificase al ejercitante del derecho -entre otra documentación-. La instrucción que habilita a esta solicitud, podemos considerarla válida en aquello que no contradiga a la normativa vigente. Por esta razón podemos considerar adecuado solicitar información que nos permita acreditar la identidad de la persona para este tipo de tratamientos.

El RGPD establece que debemos servirnos de todas las medidas que resulten razonables para verificar la identidad de la persona que lo solicita, teniendo en cuenta que primero nos serviremos de los medios que ya disponemos y que únicamente solicitaremos datos adicionales  cuando tengamos dudas sobre la identidad de la persona que plantea la solicitud de forma razonada.

Como regla general, conviene aclarar que no podemos entender que sea una exigencia para tramitar el ejercicio de un derecho requerir un documento identificativo. No es recomendable que solicitemos sin justificación más información de la que ya disponemos para proceder a la tramitación del ejercicio del derecho.

Para que podamos solicitar más datos que permitan la correcta identificación del usuario, debemos disponer de un argumento adecuado y razonado que nos permita hacerlo.

En resumen, no es una respuesta de “sí o no”. La autoridad de control se ha pronunciado en ocasiones determinando que solicitar información adicional ha sido excesivo y en otros casos, lo ha considerado adecuado. Determinar la procedencia de solicitar información adicional para identificar al usuario que ejercita el derecho exige una valoración completa, atendiendo a los distintos principios y criterios que establece la normativa aplicable. Es necesario que se cuente con una valoración adecuada y el asesoramiento de expertos.